Notionで日報的な日次ログをとりつつポモドーロテクニックを併用しはじめた
- ポモドーロテクニック
- 日報
先月の振り返りときにも書いたんですが、月次振り返りが思うほど効果でてない、とか、GTDの週次レビューが時間かかるとか、の問題に対策として日次で軽く振り返りする作戦を打ち立てました。
実際にやりかたをNotionでやってみていますが、これがなかなか良いという話。
概要
- Notionのテンプレート機能はいいぞ
- Linked Database機能もいいぞ
- 合わせてやるといいぞ
Notion is何？
情報管理ツールの1つで、EvernoteやScrapboxと同系統のWebサービスです。
実際使いこなしていくと機能面では結構違うんですが、目的としては個人またはチームでの情報管理です。Markdown互換の書き味を保ちつつ、ファイル間リンク、データベース機能やTrelloのようなカンバンボード風の表示など、多機能です。
なぜやったか、期待すること
冒頭に書いたとおり、月次や週次でのレビューが上手くいってないので、日次で軽くやるようにしました。
週次で言えば月曜の仕事中に考えたことを手掛かりなしに週末のプライベートな時間に思い出すのは難しいです。日次のデータがあれば、週末に日次のデータを振り返ればいいわけです。
これによって振り返りにかかる時間の短縮とともに濃度も上げる狙いです。また、日次で振り返りしていれば例え週次や月次で漏れてしまっていても、日次で前日の結果をもとに翌日トライしてたりするはずです。
実際やったこと
記録していく媒体はNotionにしました。Notionはデータベース的にデータを持てるため、際限なく情報が増えていくようなものと相性が良く、さらに文書のプロパティを自由に設定できるので管理もしやすいです。DBごとにフィルタやソートも聞くので過去のものを探すのにも不自由しません。
まず、ざっくり何が必要か考えて仮で書いてみました。必要な項目は、
- TODO
- 気になったこと、今日得た知見
- 振り返り（YWT）
- やったこと
- わかったこと
- つぎやること
- 今日はどうだったか
という感じで始めてみました。
具体的にはNotionでDaily LogsというTable Databaseを作り、templateに上記の項目を見出しとしてセットしました。
振り返りにはYWTを採用しました。KPTのKeepよりもわかったことを積み重ねていくのが合いそうだな、と思ったのが理由です。
YWTではなくYWNT
従来のYWT（やったこと、わかったこと、次にやること）をやっていましたが、どうもちょっとハマらない感がありました。これはわかったことは確定的な知見によりがちで、そこまで至ってないものを記録しづらいのが原因と考えました。
そこで悩んだこと（N）を追加してみました。
これは悩んでやってみたけど、まだわかったという結果に至ってもいないものも入ってきます。同時に悩んだ = 作業に時間がかかった原因であること、が多いですし、以前自分で何か理由があってこうしたけどあの時何を考えて（悩んで）、そう結論を出したんだっけ、ということも多いので記録するようにしました。
やることにポモドーロテクニックを使うようにした
以前ポモドーロテクニックについて本を読み記事を書きました。
が、その後運用は上手くいってませんでした。原因の一端として、計画シートの運用や、どうだったかの記録がちゃんと取れてないと思っています。ポモドーロテクニックの本質は25分サイクルではなく、プランして、集中できたかを計測し、次に行かすポモドーロニックの計画シートにあると思っています。
ある程度の柔軟さが求められるため手書きが一番やりやすいですが、Excelのシートでもできるような感じです。ExcelのシートでできるならNotionのTable Databaseでも実現できる！ と考えたのがブレークスルーでした。
具体的にはDaily Logsとは別にPomodoroというTable Databaseを作り、ポモドーロテクニックの本を参考にこんな感じのプロパティにしました。
ポモドーロテクニックの情報をDaily Logに乗せる
これはNotionのLinked Databaseを使います。これによってDailyLogの1ページに共通して1つのTable Databaseを表示できます。
ただし、その日以外のものを表示したくないのでフィルタで表示を絞ります。
ここは少し運用でカバー味があるのですが、Templateとしては完了日をis Emptyにしておきます。
そしてその日の振り返りときにやれたものに対して、その日を設定していき、最後にフィルタをその日指定にして完了です。これを振り返り時のルーティンとしてやっています。
この時、手がつけられず翌日以降に持ち越しの案件は完了日がないため、翌日にtemplateからnewするときに自動的に表示されるようになっているという仕組みです。
なにかあればとりあえず書きとめる
実際の作業中、誰かから何か依頼があったり、違うことを考えたり、どうしても非集中は避けられません。ポモドーロテクニックではそれも計測するシートになっています。この日次ログのシートはポモドーロテクニックの進捗も管理しているため常に表示しておき、いつでも追記できるようになっています。ここに自由に書いていきます。
これが極力ポモドーロのサイクルを守るためのメモになりますし、日の終わりに振り返りをするときにこの雑記から、上記のYWNTに落としこんでいけます。
今日の気分と感想
今日の気分は5段階評価にしました。これはテキストで書くのではなく、プロパティのドロップダウンとして設定しました。
それとは別に感想欄を設けました。ここは一言、今日はどうだったー的に書くものです。
また余談ですが残業したかどうかでプライベートの時間や気分にけっこう影響すると感じていたので、残業したかどうかのチェックも用意しました。実際どのぐらいの頻度で残業したか計測してみようという試みです。
（現状の）最終的な形
以上の経過を経て、今は
- プロパティ
- Mood（気分を5段階評価）
- OverWork（残業の有無）
- 今日気になること
- Pomodoro
- メモ
- YWNT
- 感想
という感じです。
やってみた結果
今のところけっこう上手くワークしています。ひとまず毎日それほど苦もなくログが取れています。これはやはりテンプレートとしてスキーマを決めたこと、Notionが書きやすい、という2点が大きな要因だと思っています。
その他の要因として、毎日終業するぐらいの時間に15分程度の振り返り時間をあらかじめスケジューリングしてるのも大きいです。一度忙しくて、あとでやろうとして見事に忘れその日を終えました。GTDでも言われているようにスケジュールは聖域ですね。
プロパティで気分と残業の有無を計測しているので、これが積み重なると簡単にその月に残業は多かったのか、全体的に良い気分の月だったのか、などもわかりそうです。
もちろんそれらはExcelとかでもできますが、Notionでは自由に書くスペースも同時に確保できて一元管理ができるのが利点ですね。
感想
Notionは他にもすごい機能がいっぱいあって機能を使おうとしてかえって乱雑になることもあるので注意が必要です。道具に振り回されるというか。
今回、この仕組みは上手くハマりましたね。NotionのDatabaseとTemplateは例えば3行日記などの日次で振り返るフォーマットにはかなり良い感じで使えそうです。
あとはこれが良い感じで何ヶ月も継続できるかどうかだ……